ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

3. ¿QUÉ ES EL CANAL DE DENUNCIAS?

4. ¿QUIÉNES ESTÁN LEGITIMADOS PARA HACER USO DEL CANAL DE DENUNCIAS?

5. ¿QUÉ HECHOS PUEDEN SER DENUNCIADOS A TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS?

6. ¿QUÉ PROCEDIMIENTO SE ESTABLECE PARA LLEVAR A CABO LA DENUNCIA?

7. DE LOS INFORMANTES Y SU PROTECCIÓN

8. MEDIDAS DE APOYO

9. PROTECCIÓN DE DATOS

10. INFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

INTRODUCCIÓN

El contenido de este documento es de aplicación al COLEGIO OFICIAL DE INGENIEROS TECNICOS DE MINAS Y GRADOS EN MINAS Y ENERGIA DE CASTILLA Y LEON (NORTE) Y CANTABRIA

OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento tiene como objetivo primordial el establecimiento de un canal, de carácter interno, para llevar a cabo el seguimiento y control de las denuncias que se lleven a cabo por la comisión de posibles tipos de infracciones, tales como: infracciones normativas, infracción de políticas internas y/o éticas.

De igual modo, y como finalidad del mismo, se pretende establecer un régimen de protección al informante, según lo establecido en la vigente Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

A través de este canal se pretende crear un mecanismo por el cual, tanto los trabajadores de la Institución como otras partes interesadas, puedan llevar a cabo el registro y denuncia de cualquier tipo de conducta que consideren ilegal o que sean contrarias a cualquier tipo de valor o principio ético, sintiéndose en la seguridad que dichas denuncias no conllevarán ningún tipo de represalia o consecuencia, contribuyendo de este modo a garantizar el principio de información y comunicación basados en garantizar la seguridad y confianza tanto de los propios trabajadores como de aquellos terceros que pudieran considerarse parte interesada en dichos procedimientos. Por todo ello, y como eje principal, se pretende promover un ambiente de transparencia, de integridad en los valores que rigen a nuestra Institución, garantizando en todo momento el respeto y protección de aquellos trabajadores o terceros que deseen hacer valer sus derechos.

¿QUÉ ES EL CANAL DE DENUNCIAS?

Por canal de denuncias entendemos el mecanismo a través del cual cualquier trabajador o tercero interesado puede acceder a la información actualizada sobre las acciones existentes para el ejercicio de sus derechos, los cuales serán identificados de buena fe por el denunciante identificando la supuesta infracción cometida y siempre que el mismo considere que el ejercicio de dicho derecho no le conllevará ningún tipo de represalia en su actividad tanto laboral como privada.

El canal de denuncias estará a cargo y bajo la supervisión de un Responsable designado por la Institución, en este caso será la persona que ostenta el cargo de Secretario del Colegio y , contará con el apoyo y colaboración de los gestores o encargados que se designen para el correcto desarrollo de los distintos procedimientos que se inicien a raíz de las posibles denuncias recibidas.

Así, el responsable, tendrá entre sus funciones:

1. Recibir, registrar y tramitar aquellas denuncias que tengan su entrada a través del “canal de denuncias”.
2. Asegurar la protección y máximo anonimato de las personas que lleven a cabo dichas denuncias, así como de los hechos recogidos en las mismo.
3. Designación del Secretario del Colegio del que provenga la denuncia serán los encargados de llevar a cabo la tramitación del expediente y seguimiento del mismo.
4. Analizar, evaluar y llevar a cabo el análisis de las denuncias recibidas, tomando en consideración de veracidad de las mismas.
5. Determinación de las medidas a imponer según el resultado de las investigaciones tras el análisis de las denuncias recibida.
6. Comprobar la utilidad, funcionamiento y posible adecuación a la situación actual del canal de denuncias así como de las medidas que se han aplicado a cada caso concreto, garantizando que estas sean lo más adecuadas y concretas posibles.
7. Asesoramiento, realización de informes y consultas cuya finalidad será la remisión a los máximos encargados de la Institución para el conocimiento del número y cantidad de denuncias recibidas y las distintas infracciones cometidas.

¿QUIÉNES ESTÁN LEGITIMADOS PARA HACER USO DEL CANAL DE DENUNCIAS?

• Las personas que tengan la condición de trabajadores del Colegio
• Los autónomos;
• Los colegiados y personas pertenecientes a los órganos de administración y dirección.
• Cualquier persona que trabaje para proveedores.
• Los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación

Todas aquellas denuncias que sean registradas o tengan entrada, a través de los medios establecidos al efecto, por el “canal de denuncias” deberán ajustarse a la normativa aplicable en cuanto a la buena fe del denunciante, debiendo éstas contar con hechos concretos, así como ser respaldadas por evidencias de la comisión de los hechos que están siendo denunciados.

¿QUÉ HECHOS PUEDEN SER DENUNCIADOS A TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS?

El canal de denuncias tendrá como finalidad principal la de comunicar e informar a la Institución de las acciones que infrinjan o deriven de los siguientes aspectos:

Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:

• Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
• Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
• Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.
  • o Se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

¿QUÉ PROCEDIMIENTO SE ESTABLECE PARA LLEVAR A CABO LA DENUNCIA?

La Institución, dentro del marco de sus funciones, adquiere el compromiso de llevar a cabo, de manera clara y exhaustiva, la investigación de las denuncias de posibles incumplimientos o infracciones que ésta reciba a través del “Canal de Denuncias”.

Con la intención, fiel y manifiesta, de conseguir los objetivos establecidos anteriormente, la Institución designará a una persona (Secretario de la misma) o equipo (conformado por éste y aquellas otras personas que se designen) como responsable principal del “Canal de Denuncias” quien será el encargado de la recepción, registro y tramitación de todas aquellas denuncias recibidas por este medio.

Este responsable designado por la Institución (Secretario) garantizará el desarrollo de las funciones que le competen de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos que conformas a la Institución, sin que sea menoscabado a través de instrucciones o imposiciones de ningún tipo, disponiendo a su vez de medios tanto materiales como personales para el desarrollo efectivo de su función.

Todas aquellas denuncias registradas y recibidas a través del “Canal de Denuncias” se investigarán con total confidencialidad e imparcialidad, garantizando en todo momento la protección del informante o denunciante. Así, la Institución procederá a informar a la persona denunciante del estado de las averiguaciones e investigaciones que se lleven a cabo durante el proceso de instrucción, garantizando igualmente la confidencialidad de los aspectos que así lo requieran.

Igualmente, por parte de la Institución se llevará a cabo un minucioso seguimiento de las denuncias que se han presentado con la finalidad exclusiva de mejorar y adecuar su sistema de recepción a las necesidades del momento, siendo sus medidas constantemente revisadas y mejoradas para el caso de que fuera necesario.

Asimismo, se garantiza la posibilidad, previa solicitud del informante, de llevar a cabo una reunión de carácter presencial, la cual, deberá desarrollarse en el plazo máximo de 7 días. Esta reunión será grabada según lo establecido en la normativa en vigor. Dentro de los límites establecidos por la normativa de protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de tener conocimiento de dicha grabación y aceptar la misma mediante su firma en la transcripción correspondiente que de ésta se realice.

En cuanto a las comunicaciones que se realicen a través del “Canal de Denuncias” se establece que las mismas podrán ser admitidas, aunque éstas sean anónimas.

Todas las comunicaciones recibidas deberán cumplir con los plazos establecidos, siendo estos los siguientes:

• Aceptación de la denuncia planteada: plazo máximo de 7 días.
• Tramitación y gestión de estas: plazo máximo de 3 meses, salvo aquellos casos en los que, por su complejidad, sea necesario una ampliación por un plazo.

Según normativa vigente, cualquier información que se obtenga y de la cual se derive que puede ser un hecho constitutivo de delito deberá ser remitido de manera inmediata para su conocimiento al Ministerio Fiscal. Para el caso de que dichos hechos pudieran afectas a intereses de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

DE LOS INFORMANTES Y SU PROTECCIÓN

Las personas que comuniquen o revelen infracciones previstas en la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, tendrán derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:

• Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de esta ley,
• La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la mencionada ley.

Las personas que hayan comunicado o revelado públicamente información sobre acciones u omisiones de forma anónima pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas, tendrán derecho a la protección contenida en la Ley anteriormente mencionada.

Igualmente, las personas que informen ante las instituciones, órganos u organismos pertinentes de la Unión Europea infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, tendrán derecho a protección con arreglo a lo dispuesto en esta ley en las mismas condiciones que una persona que haya informado por canales externos.

Con el fin de garantizar la protección del informante o denunciante, según lo establecido en la normativa en  vigor, se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la ley.

Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

Se consideran represalias las que se adopten en forma de:

• Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
• Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
• Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
• Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicio
• Denegación o anulación de una licencia o permiso.
• Denegación de formación.
• Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.

Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de esta ley, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.

La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. podrá, en el marco de los procedimientos sancionadores que instruya, adoptar medidas provisionales en los términos establecidos en el artículo 56 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en esta ley aquellas personas que comuniquen o revelen:

• Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por alguna de las causas previstas en el artículo 18.2.a) de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
• Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
• Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumor
• Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo 2 de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

MEDIDAS DE APOYO

Las personas que comuniquen o revelen infracciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción a través de los procedimientos previstos en esta ley accederán a las medidas de apoyo siguientes leyes:

• Información y asesoramiento completos e independientes, que sean fácilmente accesibles para el público y gratuitos, sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada.
• Asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias, incluida la certificación de que pueden acogerse a protección al amparo de la presente ley.
• Asistencia jurídica en los procesos penales y en los procesos civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria
• Apoyo financiero y psicológico, de forma excepcional, si así lo decidiese la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.I. tras la valoración de las circunstancias derivadas de la presentación de la comunicación.

Todo ello, con independencia de la asistencia que pudiera corresponder al amparo de la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, para la representación y defensa en procedimientos judiciales derivados de la presentación de la comunicación o revelación pública.

PROTECCIÓN DE DATOS

Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de esta ley se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el presente título. No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

Los datos personales objeto de tratamiento, así como los documentos aportados en el momento de formular la denuncia y cualesquiera otra información facilitada en la misma que contenga información personal, serán tratados de manera confidencial y lícita por los responsables del canal de denuncias con la finalidad de cumplir con la obligación de tramitar e investigar la denuncia presentada así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Cuando se obtengan directamente de los interesados sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre. A los informantes y a quienes lleven a cabo una revelación pública se les informará, además, de forma expresa, de que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.

La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante o de quien haya llevado a cabo la revelación pública.

Los interesados podrán ejercer los derechos a que se refieren los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.

En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

• El Responsable del Sistema (Secretario) y a quien lo gestione directamente.
• El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabaja
• El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
• Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
• El delegado de protección de datos.

Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

Base legal del tratamiento: El tratamiento de datos personales, en los supuestos de comunicación internos, se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, cuando, de acuerdo a lo establecido en los artículos 10 y 13 de la ley, sea obligatorio disponer de un sistema interno de información. Si no fuese obligatorio, el tratamiento se presumirá amparado en el artículo 6.1.e) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016. El tratamiento de datos personales en los supuestos de canales de comunicación externos se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.

Derechos del interesado: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y  oposición,  de  manera  gratuita  mediante  correo  electrónico a: colegio@coitminascylca.com o en la sede de nuestra oficina sita en Plaza de Santo Domingo Nº 4, 7º de LEÓN en los casos legalmente previstos, acompañando copia de su DNI en vigor.

Conservación: Los datos se conservarán por el plazo legalmente establecido para la tramitación del expediente (3 meses, salvo ampliación justificada del mismo ) y por el tiempo necesario para el ejercicio de acciones legales o si fuese necesario dejar evidencia de la gestión del canal. El interesado tiene derecho a su vez a presentar una reclamación a la AEPD en www.aepd.es para solicitar la tutela de sus derechos.

INFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

En aras del más efectivo cumplimiento de la ley y de la garantía de los derechos de aquellas personas que tengan vínculo laboral, profesional o de cualquier tipo con esta Institución, es deseo y  deber  de la misma el  llevar a cabo  una actualización y seguimiento constante y continuo de la efectividad en el cumplimiento y desarrollo del “Canal de Denuncias”.

Para ello, se compromete a garantizar la transparencia y la seguridad de todos los trabajadores y personas vinculadas a la Institución con el fin primordial de informar sobre la existencia del mencionado “Canal de Denuncias”.

Igualmente, se compromete al cumplimiento íntegro de lo recogido en la vigente Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

 

DOCUMENTO REVISADO LEÓN, JULIO 2024